Ben jij een initiatiefrijke en resultaatgerichte directiesecretaris die organisatorisch en communicatief sterk is? Vind jij het leuk om in een dynamische omgeving met hart voor democratie en rechtsstaat bij te dragen aan een kwalitatief hoogwaardige en goed afgestemde besluitvorming en de steun en toeverlaat te zijn voor de directie en het managementteam? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Per direct zijn we op zoek naar een:

Directiesecretaris

voor 28 uur per week

Waar ga je werken:

Als directiesecretaris kom je te werken binnen de afdeling Bestuursondersteuning voor onze directeur en adjunct-directeur. De afdeling bestaat uit een directiesecretaris, directiesecretaresse, een beleidsmedewerker en een onderzoeker.

Wat ga je doen:

1.   Je zorgt voor de organisatie en voorbereiding van de vergaderingen en overleggen van de directie, het managementteam, de Raad van Toezicht en de Raad van Adviseurs. Je stelt verslagen op. Je communiceert de besluiten. Je bewaakt de procesgang en de afwikkeling van vergaderingen en je zorgt dat de genomen besluiten en gewenste acties uitgevoerd worden.

2.   Je ondersteunt de directie procesmatig, organisatorisch en inhoudelijk in het overleg met de Ondernemingsraad, helpt met de voorbereiding van adviesaanvragen en instemmingsverzoeken en bewaakt de termijnen.

3.   Je stelt notities, memo’s, brieven en rapportages op voor de directie en ondersteunt bij het efficiënt inrichten, coördineren, structureren en bewaken van interne processen.

4.   Je bewaakt het bestuurlijke proces en helpt de informatiestromen te beheersen die van en naar de directie, het managementteam en de Raad van Toezicht gaan. Je zorgt dat de besluitvorming wordt vastgelegd en houdt de voortgang ervan in de gaten. Je coördineert de adviezen die opgesteld worden voor de directie.

5.   Je bent aanspreekpunt voor de organisatie voor uiteenlopende vragen aan de directie en je onderhoudt en verstevigt externe contacten op tactisch niveau.

Wie zijn wij?

ProDemos is het ‘Huis voor democratie en rechtsstaat’. Wij leggen uit wat de spelregels zijn van de democratie en de rechtsstaat en wat je zelf kunt doen om invloed uit te oefenen – in de gemeente, het waterschap, de provincie, het land en de Europese Unie.

Dit doen we bijvoorbeeld door rondleidingen en educatieve programma’s te verzorgen, zowel in politiek Den Haag als op scholen, gemeente- en provinciehuizen en rechtbanken door heel Nederland. Ook maken we lesmateriaal, geven we cursussen over politiek actief worden en maken we in verkiezingstijd de StemWijzer, de grootste stemhulp van Nederland.

Bij ProDemos vinden we dat de democratie en de rechtsstaat voor iedereen toegankelijk moeten zijn. We streven er dan ook naar om zoveel mogelijk verschillende mensen te bereiken met onze programma’s, waarbij interactiviteit en onpartijdigheid onze uitgangspunten zijn.

Wie ben jij?

• Je bent een echte verbinder en krijgt dingen voor elkaar op basis van je vakkennis en goede relatie met collega’s.
• Je houdt overzicht, kunt snel dwarsverbanden leggen en zoekt proactief afstemming in de organisatie.
• Je vindt het leuk op het snijvlak van inhoud en proces te werken en bij te dragen aan het tijdig beschikbaar hebben van de juiste managementinformatie.
• Je bent communicatief sterk, secuur en goed georganiseerd.
• Je beschikt over een gezonde dosis humor en weet te relativeren.
• HBO+/academisch werk- en denkniveau met bestuurlijk juridisch profiel
• Affiniteit met de democratie en de rechtsstaat
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring

Vereiste competenties:

• Communicatieve vaardigheden
• Kwaliteitsbesef
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Probleemoplossend vermogen
• Standvastigheid

Wat bieden we je?

• Een uitdagende baan bij een levendige organisatie met intrinsiek gemotiveerd personeel en een duidelijke, maatschappelijk relevante en actuele missie, die volop in ontwikkeling is.
• Een dienstverband voor 28 uur per week voor de duur van 1 jaar met uitzicht op verlenging bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden in de organisatie. Vaste werkdagen op kantoor op dinsdagen en donderdagen vanwege bestuurlijke overleggen.
• Salariëring in schaal 9 van de cao Sociaal Werk (generieke functie Expert B), minimaal € 3.069,- en maximaal € 4.445,- op basis van een fulltime dienstverband (36 uur), inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een individueel keuzebudget (in salaris of vakantie-uren) van circa 19% van het jaarsalaris. Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zo heb je onder andere de beschikking over een persoonlijk loopbaanbudget.
• Een interessante en afwisselende werkomgeving binnen een klein team Bestuursondersteuning.

Heb je vragen over de functie?

Bij vragen kun je contact opnemen met Eric Stokkink, directeur via e.stokkink@prodemos.nl.

Heb je interesse?

ProDemos hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Divers samengestelde teams presteren beter, maken het werk leuker en helpen onze missie beter uit te voeren. Spreekt dit jou aan? Dan nodig we je van harte uit om te reageren.

Als je interesse hebt in deze vacature, reageer je door je cv en motivatiebrief te uploaden via onze sollicitatiepagina. Je kunt reageren op deze vacature tot en met 31 mei 2023. Het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is vast onderdeel bij onze indiensttredingsprocedure.

De vacature is zowel intern als extern uitgezet.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.