Hou je van organiseren, communiceren en werk je graag als spin in het web met verschillende collega’s? Ben je goed in het werken met digitale systemen, het bijhouden van administratie en kan je je duidelijk uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk? Dan hebben wij de perfectie functie voor jou! 

Als assistent communicatie / officemanager ben jij de verbindende factor in de afdeling Communicatie & Marketing van de Faculteit Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). Je bent een kei in regelen, houdt graag het overzicht en kan makkelijk schakelen tussen verschillende taken. Je ondersteunt gevraagd en ongevraagd de collega’s op allerlei vlakken en zorgt ervoor dat onze front- en backoffice op rolletjes loopt. Elke dag is anders met dit gevarieerde takenpakket. 

Dit ga je doen: 

Facilitaire, communicatieve, organisatorische ondersteuning van de afdeling, zoals;

• ondersteunen bij communicatieactiviteiten, zoals de coördinatie van drukwerk trajecten, mailings, printen, of redactiewerkzaamheden verrichten (halschermen, websites);     
• (mede) organiseren van bijeenkomsten, zaalreserveringen plannen, catering bestellen;
• voorbereiden afdelingsoverleg en verzorgen van actie- en besluitenlijst, adviseren over en inregelen van werkafspraken binnen ons team, inclusief nieuwe of tijdelijke collega’s wegwijs maken;       
• materialen bestellen, beheren van kantoorartikelen en relatiegeschenken;
• verzorgen van de administratie van de afdeling, zoals het controleren van declaraties en facturen, het bijhouden van financiële, administratieve en personele overzichten; 

Hier ga je werken: 

Op de afdeling Communicatie en Marketing werken 16 collega’s, die zich bezig houden met o.a. interne communicatie, marketing, werving van studenten, science communications, organiseren van events, webredactie, social media en wat er nog meer op ons communicatiepad komt. Ons team is onderdeel van het Faculteitsbureau, waar ook de directie en bijvoorbeeld de afdelingen HRM, financiën en bestuurszaken hun plek hebben.

De sfeer in het team is informeel en collegiaal. Elke 4 weken houden we elkaar op de hoogte tijdens het afdelingsoverleg. Als het even kan, komen we met ons gezellige team bij elkaar op ons kantoor op het innovatieve Science Park, met z’n sterrenkoepels, labs en kassen. De trein en de bus stoppen voor de deur. Ideaal dus!

De UvA wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Amsterdam is rijk aan een verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Die diversiteit zien we graag terug in ons personeelsbestand want dat maakt ons nog beter. 

Meer weten over onze faculteit? Kijk hier. 

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam. 

Jij hebt: 

• een zelfstandige, accurate en gestructureerde manier van werken;
• goede communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• een dienstverlenende, collegiale, integere en proactieve houding;
• een flexibele mentaliteit en je kunt goed schakelen tussen verschillende taken;
• bij voorkeur een opleiding op het gebied van officemanagement, andere relevante opleiding of enige jaren werkervaring op dit gebied;
• goede digitale vaardigheden en aantoonbare ervaring met verschillende computerprogramma’s, zoals moeiteloos kunnen werken met MS Office (Teams, Outlook, Word en Excel). Kennis van andere applicaties (bijvoorbeeld Slack) of content management systemen is een pre; 

Ons aanbod 

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week (bij voorkeur verspreid over 4 dagen) voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zsm. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, € 2.471 tot € 3.336 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Communicatiemedewerker 3 / Management/Office Assistent 3 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;

• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;

• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;

• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;

• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Vragen?

Heb je nog vragen over de functie of wil je meer weten over de afdeling? Neem dan contact op met: Pauline Eenhoorn, hoofd Communicatie & Marketing, 06 50266892 of via de mail: p.r.eenhoorn@uva.nl 

Sollicitatie 

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één .pdf bestand vóór 1 juni 2023.  

• Een cv met daarin een beschrijving van je opleiding en ervaring; 

• Motivatiebrief waarin je aangeeft waarom je deze baan zou willen en waarom jij de juiste kandidaat bent;  

Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.  

De sollicitaties zullen gehouden worden op woensdag 7 juni (1e ronde) en dinsdag 13 juni (2e ronde).