Een goed werkrooster voor het personeel: 4 tips

Je kunt er je hoofd over breken als horecaondernemer; het maken van een goed werkrooster voor het personeel. Vier oplossingen voor veelvoorkomende problemen. 

De personeelsplanning omzetten in een werkrooster is misschien wel de meest complexe taak van een horecaondernemer. Wie kan wanneer werken? Wat doet het weer? Zijn er evenementen? Vakanties? Om de moed erin te houden geven we je alvast de oplossingen op de vier meest voorkomende problemen bij het maken van een rooster. Succes!

  1. Gebrek aan overzicht tijdens het plannen

    Personeelsplanning gaat verder dan enkel het plannen van personeel. Je moet zowel het benodigde als het beschikbare aantal uur in kaart brengen. Bovendien heb je in de horeca vaak te maken met pieken. Wie mag die gaan opvangen? En als ondernemer mag je ook nog rekening houden met de wensen en de beschikbaarheid van je medewerkers. En als het rooster dan gemaakt is, vinden er toch nog onverwacht wijzigingen plaats en kun je weer opnieuw beginnen. Een personeelsplanningstool kan helpen om je personeelsplanning slimmer en effectiever in te richten. Je hebt altijd inzicht in de beschikbaarheid van je personeel en de communicatie gebeurt automatisch, ook als er onverwacht wijzigingen zijn. Zo houd je meer tijd over voor andere zaken

  2. Medewerkers willen hun dienst aanpassen

    Wanneer het rooster gemaakt en verstuurd is, begint het vaak pas! Medewerkers willen graag diensten ruilen, zijn minder of juist meer beschikbaar of kunnen onverwacht niet werken. Er wordt dan een beroep gedaan op jou als leidinggevende of planner. Dit zorgt voor de nodige berichtjes, appjes telefoontjes of e-mails over en weer. Dit kost niet alleen tijd, het kan ook verwarring opleveren.Door te werken met een online planningstool kunnen medewerkers zelfstandig – het liefst ruim voor het plannen – hun (on)beschikbaarheid doorgeven en aangeven hoeveel diensten zij graag willen werken. Werknemers kunnen ook zelf ruilverzoeken doen en zo gemakkelijk één of meerdere collega’s vragen om een dienst over te nemen. Is er een mogelijke dienstruil gevonden, dan wordt natuurlijk om goedkeuring gevraagd. Dit scheelt een hoop onnodige mails, telefoontjes en tijd.

  3. Medewerkers zijn niet op de hoogte van aanpassingen in het rooster

    Een rooster verandert continu. Een medewerker moet op de hoogte worden gebracht wanneer er voor hem of haar wijzigingen zijn. Je kunt elke medewerker natuurlijk persoonlijk appen, mailen of bellen. Vaak wordt er een foto gemaakt van het nieuwe rooster en wordt deze verstuurd in een WhatsApp-groep. Hoe vaker het rooster verandert, hoe groter de kans dat een medewerker de wijzigingen over het hoofd ziet. Bovendien is het voor medewerkers vervelend om continu een nieuw rooster te ontvangen als de wijzigingen helemaal niet voor hen van toepassing zijn maar het collega’s betreft. Een online personeelsplanner stuurt automatisch een e-mail naar medewerkers met het meest actuele rooster, ook wanneer dit op het laatste moment verandert. Op deze manier zijn medewerkers altijd op de hoogte en in het bezit van hun meest actuele rooster

  4. Opvullen van lege diensten

    In de horeca heb je te maken met pieken, waarbij je weleens extra hulp kunt gebruiken. Maar het is niet altijd mogelijk om openstaande diensten op te vullen met eigen personeel. Moeten je medewerkers die zijn ingepland dan maar iets harder werken? Misschien biedt een uitzendkracht, zzp’er of flexwerker voor jou uitkomst.

Dit artikel verscheen eerder op Missethoreca.nl. Beeld: Rawpixel, Unsplash.