E-mail schrijven? Dit moet je vooral niét doen

Een goede e-mail schrijven lijkt zo gemakkelijk, maar stiekem ben je er flink wat tijd mee kwijt. Juist daarom is het belangrijk dat je weet hoe je dat op een goede manier doet. Wat kan wel en wat moet je vooral niét doen? Lees snel onze e-mailetiquêtte.

De basics

Heb je al een mail opgesteld? Lees hem dan rustig en aandachtig van voor tot achter en focus je op onderstaande punten. De meeste fouten sluipen er in doordat je te snel wil reageren of onzorgvuldig te werk bent gegaan.
  1. Lees je bericht voor je op de verzendknop drukt en controleer alles op type- of spelfouten.
  2. Heb je de naam van de ontvanger juist geschreven? Niets zo storend als je naam verkeerd lezen in de aanhef.
  3. Mail je vanaf het juiste (werk-)mailadres? Probeer onprofessionele e-mailadressen te voorkomen.
  4. Vermijd ONNODIG GEBRUIK VAN HOOFDLETTERS. Dat staat niet professioneel.
  5. Hetzelfde geldt voor uitroeptekens! Dit staat kinderachtig en onprofessioneel. Het gebruik van een uitroepteken beperk je liever tot het minimum.
  6. Beperk het gebruik van afkortingen die niemand snapt.
  7. Werken de links die je in het bericht hebt gebruikt en voegen deze ook echt iets toe?
  8. Stuur je veel bijlagen mee? Comprimeer ze vooraf naar één map zodat de ontvanger niet een chaos aan losse bestanden ontvangt.
  9. Heb je het over bepaalde attachments en bijlagen? Check dan of je ze ook daadwerkelijk hebt bijgevoegd.

6x Veelgemaakte fouten

Nu je de basics onder de knie hebt, is het tijd voor een lijstje met veelgemaakte fouten. Dit moet je dus vooral niét doen als je een e-mail schrijft.

1. Druk niet standaard op ‘allen beantwoorden’

Reply all is een heel handige optie, maar alleen als het bericht dat jij gaat sturen ook echt voor iedereen van belang is. Bedenk dit goed voor je klakkeloos op allen beantwoorden drukt.

2. Laat reageren

Heb je een e-mail ontvangen van een klant of collega met een aantal vragen, maar duurt het even voordat je een reactie kunt versturen omdat het bijvoorbeeld flink wat uitzoekwerk kost? Laat dan in elk geval weten dat je de e-mail hebt ontvangen als een uitgebreid antwoord nog even uitblijft en zeg dat je binnen een X-aantal dagen op de vragen terugkomt.

3. Onduidelijke onderwerp-regel

Het onderwerp van je e-mailbericht moet op compacte manier de inhoud van je email weergeven. Wees kort, bondig en concreet en zorg er zo voor dat degene aan wie je de mail stuurt, je e-mail opent. Gebruik dus onderwerpen als: vergadering verplaatst naar 15 uur, of als je graag gelijk respons wil, uitnodiging personeelsfeest 11 mei - graag RSVP voor 20 april.

4. Een bericht onnodig doorsturen

Heb je een e-mail ontvangen en stuur je deze door? Doe dit dan niet zonder uitleg of introductie. Leg uit waarom je het bericht doorstuurt en wat je ermee hoopt te bereiken. Stelt je collega je een vraag en weet jij het antwoord niet? Stuur het bericht dan door naar de collega van wie je denkt dat die het antwoord wel heeft en zeg erbij: ‘Ik ontving onderstaande e-mail met deze vraag, kan jij misschien helpen?’

5. ‘Smijten’ met afkortingen, grappen en sarcasme

Teksten kunnen op veel manieren worden geïnterpreteerd. Let dus op met afkortingen (niet iedereen heeft dezelfde in zijn repertoire). Maar wees ook voorzichtig met grapjes en sarcasme. Niet iedereen heeft dezelfde humor (gelukkig maar) of begrijpt jouw sarcastische noot in een mail. Kun je het echt niet laten? Ben je op meer persoonlijke voet met een collega wees dan alsnog duidelijk door gebruik te maken van bijvoorbeeld een smiley (maar wees ook schaars in het gebruik van emoticons).

6. Onprofessionele aanhef en afsluiting

De aanhef is heel belangrijk. Je zegt geen ‘hi’ of ‘hey’ tegen je baas of manager als je in een vrij zakelijke omgeving werkt. Net zo belangrijk is de afsluiting. Wil je formeel en zakelijk blijven (met vriendelijke groeten, hartelijk dank) of wordt de afstand tussen jou en de ontvanger wat persoonlijker (groet of tot snel)? Dit bepaalt allemaal hoe je de e-mail afsluit.

Kortom; leef je in in de ontvanger(s), wees specifiek, lees je bericht goed door en voorkom spel- en typefouten. Blijf zakelijk en netjes.

Lees ook: En, heb jij soms last van e-mailapneu?