5 Manieren om vergaderingen voor iedereen leuk te houden

Schokkend: 90% van de deelnemers dagdroomt tijdens vergaderingen. Ai. 

Ooit een vergadering in je agenda zien staan en vol enthousiasme een radslag door je kantoor gemaakt? Wij hebben überhaupt nooit aan acrobatiek op de werkvloer gedaan, maar dit zou er zeker geen aanleiding voor zijn. De reden: meetings duren altijd te lang, iedereen praat door elkaar, niemand heeft iets écht zinnigs te melden en soms liggen er zelfs stroopwafels (lees: suikercrash en wederom een stap achteruit wat betreft je fitnessdoelen).
Uit onderzoek van het Productivity Institute blijkt bovendien dat 90 procent van de mensen dagdroomt tijdens een ellenlang overleg, en dat bijna twee derde nepaantekeningen maakt om geïnteresseerd over te komen. Toch is het in een ieders belang om de tijd in die slaapverwekkende vergaderzaal zo efficiënt mogelijk te besteden. Zo doe je dat.

Vergader in een tafelloze ruimte

Tafels creëren letterlijk en figuurlijk afstand tussen mensen. Ze stimuleren daarnaast het gebruik van laptops en telefoons – iets wat niet altijd bevorderlijk werkt voor een vlot overleg. Een gebrek aan ruimte om dingen neer te leggen, rekent tegelijkertijd af met alle andere afleidingen die mensen geneigd zijn om met zich mee te nemen. Denk: eten, pennen (dat irritante geklik en gekauw!), etc.

Hanteer een strikt ‘binnen is binnen’-beleid

Mensen die komen en gaan wanneer het hen uitkomt, zorgen voor veel afleiding. Niet alleen degene die de vergadering leidt, heeft daar last van. Ook de rest van het team kan zo moeilijk haar aandacht er bij houden. Het geeft bovendien een verkeerd signaal af, namelijk dat alleen sommige delen van de meeting de moeite waard zijn om bij te wonen.

Houd de groep klein

Het is simpelweg geen doen om een soepele discussie te voeren met twintig man. Vergaderingen zijn op hun effectiefst als er vier, vijf mensen aan deelnemen. Een groter aantal deelnemers vergroot de kans op dominant of juist onderdanig gedrag. En in het ergste geval zorgt het voor een Wordfeud-binge.

Beperk het gebruik van technologie

Het probleem met presentaties is dat ze de aandacht van de spreker afleiden. Tegelijkertijd wordt de aandacht van de spreker zelf van het publiek afgeleid. Zo verzwakt de connectie tussen spreker en publiek, zéker als die eerste elk agendapunt klakkeloos opleest en de powerpoint als een soort autocue gebruikt. Houd daarom de volgende vuistregel aan: technologie mag alleen worden ingezet als er een goede reden voor is. Een grafiek die iets toevoegt, is oké. Vijf zinnen die je ook makkelijk uit je hoofd kunt leren in een dia proppen, is dat niet.

Let op de tijd

Zodra een vergadering dreigt uit te lopen, en op die manier kostbare tijd van de lunchpauze afsnoept, wordt het voor deelnemers aanzienlijk lastiger om zich te concentreren. Ben jij degene die de vergadering leidt? Zorg dat je een praatje voorbereidt dat twintig procent korter duurt dan de hoeveelheid tijd die je eigenlijk hebt. Zo ben je hoe dan ook ruim op tijd klaar. De speling die je hebt, kun je gebruiken om eventuele vragen te beantwoorden en af te sluiten met een concreet plan van aanpak.

LEES OOK: Kap eens met die ellenlange vergaderingen!